E化会计信息系统初探

　　在人类社会迈进21世纪的同时，全世界的科学技术进步正在以史无前例的高速度发展，高新技术的进一步应用使人们将商业的发展和科学知识更紧密地结合在一起。随着信息技术和网络经济的发展，特别是近些年来电子商务的迅猛发展，企业正被卷入又一场革命。在经济发达的欧美各国，各种规模的企业都在希望通过国际互联网（Internet）及企业内联网Intranet）、外联网（Extranet）进行电子商务。因为电子商会给企业带来的好处是显而易见的，它可以使企业降低成本、减少库存、缩短流通周期、开拓更多的贸易机会，从而更好地实现企业价值最大化。可见，发展网络经济已不仅仅是电子信息技术的运用和商务模式的选择问题，而是在日趋国际化的市场中，不断地增强竞争力，力求生存与发展的战略选择。电子商务将成为对世纪中国经济发展的巨大动力，将给中国企业带来无限的机遇与挑战。

　　作为企业经济管理系统的重要组成部分的会计信息系统，是一个组织处理会计业务，并为企业管理者、投资人、债权人、政府部门提供财务信息、定向信息和决策信息的实体。它必然要受到计算机技术、网络技术、电子商务发展的影响，对企业来说，会计信息系统将由手工会计信息系统到电算化会计信息系统，并向网络化会计信息系统发展。

　　一、E化会计信息系统的特点

　　电算化会计信息系统是将电子计算机应用到会计中，用电子计算机代替人工完成对会计信息的分析、预测和决策。笔者认为，E化会计信息系统是指基于电子商务的会计信息系统。即E化会计信息系统是指企业在通过内部网、外部网和互联网等电子信息技术进行电子商务的同时，将网络技术应用到会计中，完全代替人工进行原始数据的收集、原始凭证的录入、复式记账、算账与报账，以及代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。E化会计信息系统具有以下特点：

　　（一）高度自动化，降低人力资源占用成本

　　会计部门是与企业其他管理部门密切联系的，会计核算的原始数据来自于企业其他部门，如：材料核算的数据来自于物资采购部门；成本核算的数据来自于生产、技术、物资、设备等各部门；固定资产的数据来自于设备管理部门；销售收入的核算数据来自于销售部门。会计信息的处理要经过填制和审核凭证、登记帐簿等。各种原始数据、记账凭证在电算化会计管理信息系统下需要由人工收集，并由人工录入原始凭证，因此耗费时间长，需要多个会计人员进行收集、录入工作。而且化会计管理信息系统，利用网络技术，通过企业内部联网、外部联网、并采用收发邮件的文件传递方式，会计处理系统自动采集相关的电子原始凭证和数据，并按设定的会计处理方法和流程，自动进行业务处理，生成电子记帐凭证，然后自动登帐，随时可以根据需要，生成会计报表，还可以通过预测决策系统对会计信息进行分析。从而减少会计人员的工作量，使会计工作所占用的人力资源成本减少。

　　（二）大大提高工作效率

　　基于网络的E化会计信息系统，大大提高了会计事务处理的效率。例如：企业与银行之间的经济往来业务的处理是会计部门经常面对的事、由于凭证传递上的时间差，会出现一方已登记入帐而另一方尚未入帐的情况，这种未达帐项使企业帐上银行存款余额与银行帐上该企业的存款余额在同一日期出现不一致。因此企业与银行要经常发生对帐的繁重工作，增加了会计人员的工作负荷，降低了工作效率。E化的会计信息管理系统，在网上直接交换传递信息，共享数据信息资源，银行与企业可以同步进行信息处理，使未达帐情况的发生率降至最低（由于计算机中存在响应时间差，不能完全保证不存在未达帐现象，当然这种时间差相对于人工处理来说可以说是无穷小的），并使企业对帐的周期相对减少。企业进行定期对帐时，首先将从网上获得的本企业在银行帐上的账单，然后自动生成存款日记帐，再采用帐务处理系统自动与企业的账单进行对帐。

　　（三）更高的管理预测能力

　　由于互联网技术，企业将更及时地获得更大容量的商业信息，可以做到数据共享，硬件、软件资源共享，并且能及时将相关的信息反馈回去。企业会计部门将由于人力资源占用的减少、工作效率的提高而向财务会计、管理会计方面发展，会计部门将与企业各部门联系起来，加强财务预测、决策和控制功能，帮助企业主管部门更好地进行投资、融资和筹资决策，实现财务与业务的协同。

　　（四）电子货币取代基于纸张的货币

　　现在的商务交易中，支付时大多采用基于纸张的支票、汇票、现金。随着全球网络技术和电子商务的推广，企业间的交易在网上直接进行，企业将使用各种基于网络虚拟技术基础上的支付方式如电子支票、电子货币在网上进行核算。会计事务所处理的对象将不再是现金、支票，而是各种电子货币，将由实物形态变成虚拟形态。

　　（五）可靠性

　　会计事务处理网络化后，由于计算机网络的采用，信息获得将更加及时，系统响应速度及会计事务处理速度也将大幅提高，会计凭证在传递上的时间差缩短，财务分析的各个指标、报表将更加可靠，企业能更好地进行财务分析、预测、财务管理。此外，企业采用EDI技术可以最大程度地减少甚至消除人为因素的介入和信息的录入工作（所谓EDI技术，是指机构之间通过计算机网络所进行的统一结构和标准信息的交换。该技术支持计算机系统之间信息的直接交换。但它涉及的企业需要遵循一套大家所公认的文件或商业单据标准）。

　　二、E化会计信息系统建立的条件

　　从人员的角度来说，E化后的会计信息系统与电算化会计信息系统相比，由于E化的高科技性，财会人员可以有更多的时间参与企业的经营管理，从而促进了会计职能由单纯的核算向监督和控制转变。因此要求具有较高的会计知识和计算机网络知识的人员，从而改变了会计人员的知识结构与素质，提高管理水平，从而进一步提高企业的经济效益。

　　从硬、软件的角度来看，E化会计信息系统需要处理大量的基于Internet的交易和其他事务，需要有更强大的系统、更大容量的数据库和更加完美的应用程序。企业E化后需要在不断的商务运作中进行业务资料的备份存储，这就需要计算机系统有更好的建立在与多方兼容的协议上的更安全、更可靠的备份系统。另外，资料的存储应由被动的接受方式转变为主动的对信息进行加工管理，如：在数据中心合并信息；集中处理在多个平台上生成并散布在公司各处的信息等。现在已开发出的相关技术有EMC、SRDF等。运用这种资料存储技术，将减少系统的运行和维护费用，实现更有效的数据管理。但在国内由于其所需的初始安装成本较高，还很难被中小企业采用。

　　从国际互联网角度，要求会计准则国际化。会计系统E化后，将为企业进入国际市场提高竞争力。现代经济的全球化趋势使国家、地区之间的依赖性加强，尤其在中国加入WTO后，中国企业与国际企业贸易往来将更加频繁，会计必然打破国界，而趋于国际化，这就要求会计准则国际化。使用国际通用的会计惯例、会计准则处理会计事务，才能保证会计信息的通用性和可比性以及会计数据处理的自动化，便于企业在互联网上与国际企业进行贸易往来，也便于信息使用者阅读信息。

　　三、E化会计信息系统事务处理的流程

　　会计信息系统E化后，在企业内部和企业之间，从交易的达成到产品的生产、原材料的供应、贸易伙伴之间单据的传输，货款的清算等均实现了一体化的信息处理。在电子商务系统中，一笔交易所涉及的各种原始记账凭证，如：企业之间进行交易的客户的订单、企业的发货单、发票、支票、电子货币或收付凭证；企业内部记录业务的内部原始单据，包括领料单、入库单、验收单等原始凭证，都以电磁信息的形式在网上传递并存储于磁性介质中，企业各部门按统一的格式在网上填写各种单据，并由计算机生成相应的单据式文件。这种文件的统一格式是可以被会计部门计算机处理系统识别，并能由计算机自动生成会计分录的格式。

　　各部门在交易的同时，将其生成的单据式文件传送至会计部门。会计部门相关的人员在网上打开电子邮箱，获取其他部门传送来的原始凭证，并由计算机按事先编好的程序，自动地产生会计分录，并编制电子记账凭证、登记电子账簿、编制电子报表。当然，它所遵循的依然是复式借贷记账原理。在此，再一次强调会计准则国际化的重要性，因为它是按标准填制单据的依据，是实现基于Web自动生成会计凭证的基础。只有按统一的会计制度编制的软件系统，才能实现对基于互联网的电子支票、电子凭证进行自动输入记账。

　　四、E化会计信息系统在我国面临的问题及发展对策

　　电子商务的发展促使会计信息系统的发展必须适应未来会计复杂化、多样化以及网络化的需求，E化会计信息系统是传统会计发展的必然趋势。我国的会计电算化是从80年代开始起步的，而电子商务在中国的兴起仅有几年。1993年，我国开始启动作为电子商务基础和重要内容的金卡、金税、金关工程，1996年，外贸部成立中国国际电子商务中心；1997年，出现网上购物及中国商品订货系统；1999年兴起政府上网、企业上网。目前，我国电子商务已经在税务、金融、保险、海关、证券、药材等行业得到应用，这就为会计系统的E化提供了基础。目前，我国E化会计信息系统还处在起步阶段或初始阶段，该系统的发展还面临着一些问题需要解决。

　　（一）网络技术与网络基础设施

　　E化会计系统的发展首先有赖于企业的信息化程度。我国因计算机在会计中的应用还尚浅，会计电算化还不完善，企业内部网、外部网的全面建立还不能实现，还不能广泛地利用互联网与国内、外企业进行交易。因此要实现基于电子商务的E化会计信息系统的硬件资源还达不到要求。这就需要在政府的大力支持下，企业积极开展网络化设施建设。

　　（二）软件

　　由于电子商务是在虚拟的网络空间进行的，涉及到的是非基于纸张的信息存储办法，因此，必然存在单据电子化、会计信息的动态核算、协同处理及远程报表与远程报账等方面的问题，这就要求提供功能强大的网络财务软件，实现远程报表、远程报账、查账，网上支付，网上催帐、网上报税等。这种软件必须以整合实现企业电子商务为目标，能够提供互联网环境下财会核算工作、财会管理工作等功能。目前用友财务软件已开发出网络财务软件，随着电子商务的发展，更多的，功能更强大的财务软件将投入市场。

　　（三）安全性

　　电子商务本身还存在安全性问题，如保密、有效性、完整性、可靠性等。并且客户的匿名性和隐私尚未得到充分地考虑。在网络环境下，会计所要求的信息安全、贸易安全是重要的问题，因此必须采取安全措施。目前，电子商务系统中解决安全性问题的核心技术包括：加密电子签名、电子信封、电子认证书、防火墙等。在我国政府的大力支持下，各科研机构针对上述问题的解决方法进行了大量的研究。今年3月举行的第五届全国人民代表大会第三次会议将我国电子商务的发展列为重要的议题。由国家信息办公室主持的有关中国电子商务的法律制度标准等规范框架已基本形成，并正在抓紧制定中国电子商务发展实施纲要。中国国际电子商务中心的商业电子信息安全与认证技术开发及应用项目，能提供数据加密和电子签名的电子证书，为企业之间的商务交往提供安全的保障。而新型的计算机操作系统Microsoft Windows XP今年也将上市，它能实现在同一单位计算机上存储多个用户的文件，并使其相互间保持私人性，能使仅属于某个用户使用的文件不被他人所使用。

　　（四）E化会计相关问题

　　E化会计信息系统的应用发展与审计、密切相关。

　　1.审计问题。现代企业内部审计可通过对会计凭证和账簿的审核，加强经济核算。在电子商务和网络会计下，传统的审计将发生变化，审计环境、审计线索、审计内容和审计技术都将发生变化。

　　2.税收问题。会计系统是直接关系到国家税收征管的。以前纸制凭证和账簿是税务部门依法征税的依据。而E化下，采用非纸制凭证，使得传统的依据失去基础，会加大税收流失风险。我国已就网络环境下的审计、税收问题进行了多方面的研究。税务系统网上征税已在江苏、广东等部分省市实现。

　　（五）人员素质和技能问题

　　E化会计信息系统要求会计人员既懂财务又懂网络、电子商务知识。它要求有一批掌握现代电子技术、网络技术，融自然科学、社会科学、人文科学于一身的复合型人才。而目前，这种复合型人才还很匮乏。因此要加大复合型会计人才的培养力度。贯彻人本战略，积极培养人才，普及信息技术及电子商务知识，培养专业化的人才。目前已有大学设立了计算机安全性研究专业。今后应鼓励在各大院校会计专业设立网络会计课程，系统地学习网络知识。电子商务在我国的起步较晚，基于电子商务基础上的E化会计信息系统的发展将会面临许多的困难，然而，电子商务发展的巨大潜力使得E化会计信息系统成为必然的发展趋势。社会各界应大力支持电子商务及会计信息系统的发展，为提高企业未来的国际竞争力、迎接人世带来的挑战提供保障。