电子商务下的财务及企业管理

    一、电子商务与网络财务的关系

    电子商务没有固定的定义。一般来说它是指在Internet网上进行商务活动，是纸上信息交流和存储方式的一种替换形式。其主要功能包括网上广告、网上订购、网上支付、电子账户、客户服务及生产安排等多项利用Internet网开展的商务活动。电子商务需要企业采用网络财务对其经营活动实施管理。

    我们可以将网络财务定义如下：基于网络技术、运用财务软件，进行远程会计核算、会计分析、会计检查、会计预测、会计决策和会计控制，帮助企业实现财务与相关业务的协同在线财务管理。电子商务实现了交易的无纸化和直接化的全部商务运作方式，打破了地域分离，缩短了信息流动时间，降低了物资流、资金流及信息流的处理成本，要求企业实现网络化管理。而网络财务作为企业实现网络化动态管理的重要基础工作，从企业全面财务管理入手，不局限于财务领域，它将引导企业从财务管理开始，逐步实现企业内部资源最优配置，规范内部流程，完善内部控制，并延伸到企业管理的前端，为企业全面实现电子商务奠定了基础。

    二、网络财务的特点

    相对传统财务系统而言，网络财务是前所未有的重大变革，它有着以下许多鲜明的特点。

    1.网络化与智能化并存。在我国许多企业单位的会计电算化工作中，已经使用了财务软件，实现了各个工作站点之间共事硬件和软件资源，以及网上各工作站点之间进行点对点的信息交换，达到了会计数据的共享和监控的目的。随着网络技术和Internet应用的发展，一些企业单位（特别是大中型企业、跨国公司）已开始应用远程处理技术，实现企业内部的会计信息共事以及企业与外部相关机构的信息共事，使信息传输范围更广，使会计数据实现异地共事。这是当前企业管理发展的一个明显趋势。要实现这项要求，首先必须要有功能齐全、灵活适用的网络财务软件。而随着企业管理理念的不断发展，以及网络技术的应用和电子商务的兴起，还需要把企业事业单位的物资采购、产品销售、货款结算等业务，按照电子商务的要求融入到网络财务软件之中，以适应新形势下企业管理的要求。随着市场经济的发展，企业实施预测、决策、控制和分析的难度越来越大。除了要加大数据量的采集和运用，不断提高工作人员信息处理水平与分辨、判断经济活动发展变化的能力外，还要逐步实现管理信息系统的智能化，即利用决策支持系统，采集专家的经验、智慧和各种决策方法，归类存入计算机。这样，在预测、决策过程中，就可以快速运用这些决策方法辅助决策，以提高决策的可靠性。

    2.财务与业务的协同。网络时代使得商务信息和其他业务信息相互链接，彼此共事，这对企业的财务和业务间的协调提出了更高更新要求。不仅要求账务处理和进销存各自内部的协同，还要求它们之间的相互协同；不仅要求企业财务部门与企业供应链、销售链等的协同，还要求企业财务部门与政府相关部门，如工商、税务、金融、海关等的协同。

    3.在线处理和远程处理相结合。网络财务技术的出现，使相关工作人员的工作环境由独立封闭式的工作单元变为开放大信息量的网络，实现在线办公、分散办公、移动办公、在线学习等。它不再受传统方式的空间限制，使财务管理活动能够延伸到全球的任何一个节点，达到远程处理的目的。

    4.统一管理，集中监控。网络财务使企业财务管理向集中化管理跨进。一方面整个集团可以支持不同地域、不同类型的分支机构独立核算及并账处理，可以通过网络实行统一制度，统一管理。如采用统一的科目体系，编码原则，提供供应商卡片、客户卡片等基本信息，从而统一整个集团的财务管理制度和报表格式等；另一方面，网络财务可以将所有分支机构变成一个报账单位，而所有凭证报表的生成均在集团总部进行，集团总部也就可以随时查询每个分支公司的财务情况。这不仅实现了数据处理集中化，降低了会计数据处理成本，而且可以整合整个集团的财务资源，有利于财务监控。

    5.动态核算，及时管理。在网络财务方式下，会计核算由事后的静态核算转为事中的动态核算，业务活动的反映可由定时转为及时，财务报表和财务报告可突破原有会计周期的限制，提供及时有效的财务数据，并及时传递到网络中每一个投资者、债权人、政府管理人员等会计信息关心者的站点上，这极大地丰富了会计信息的内容，从而提高了会计信息的价值。基于动态会计信息，管理人员也能够对经济环境的变化做出相应反应，从而进行及时管理，更好地部署经营活动，做出财务安排。

    三、电子商务下财务管理及企业管理信息系统的建立

    如今越来越多的企业意识到电子商务将成为企业贸易的必然手段，但是要建设和发展有竞争力的电子商务应用，不能仅为了实现前台交易，注重在线购物等表象，而忽略了后台管理，如内部业务和管理不能与网络化配套整合。如何构建电子商务下的财务管理及企业管理信息系统呢？笔者认为可从以下几方面入手。

    （一）做好企业调查，制定全面规划

    由于电子商务的范围相当广泛，企业在实施电子商务模式财务管理及企业管理信息系统时，应先调查企业对互联网的需求，了解哪些应用对企业的收益较大，选择好适合企业的技术（例如，对于分布式和体系化的管理模式的大型企业，可以应用国际领先技术，如基于WEB平台、B/S结构、纯JAVA、MS SQL SERVER7.0及SYBASE等大型数据库。这样保持了企业多元化制造和个性化服务等方面的需求，在保证企业内部管理的同时，又保证了电子商务和国际互联网环境下国内外企业间的商务活动的核算管理）。对企业进行全面规划：规划信息化基本平台、后台企业内部财务管理及企业管理系统以及前台电子商务，并分步实施。

    （二）建立好企业后台财务管理及企业管理信息系统

    要建设及发展有竞争力的电子商务，首先必须建立基于网络应用、有发展性的财务业务一体化信息平台，这是电子商务的构建基础。如果把电子商务称之为前台，那么企业内部构建的会计信息系统和相关管理信息系统则可称之为后台。没有后台系统的支持，前台电子商务只是一句空话。因此，要真正开展电子商务，必须先建立后台财务管理及企业管理信息系统。

    1、建立财务子系统。财务子系统一般包括总账子系统、现金中心子系统、客户中心子系统、供应商中心子系统、财务报告子系统等。该系统能够从资金流的角度，正确地记录、计算、汇总企业本身发生的各种经济业务，及时准确地提供各种会计凭证、会计账簿和会计报表等，实现对资金流的核算和管理。财务子系统的良好运行是实施网上付款、网上纳税、远程报账等电子交易的前提。

    2、建立进销存子系统。进销存子系统一般包括采购子系统、库存子系统和销售子系统。该系统能够从物流的角度，正确地记录、计算、汇总企业采购、库存以及销售等经济业务，及时准确地提供各种管理报表，实现对物流的核算和管理。进销存子系统的良好运行是保证网上采购、网上销售等电子交易的前提。

    3、建立其他子系统。在与电子商务最密切的财务子系统和进销存子系统建立以后，企业便可以考虑建立电子商务模式下的财务管理及企业管理信息系统。如在有能力的条件下。企业可以建立其他子系统，如固定资产子系统、工资核算子系统、成本核算子系统、集团管理子系统、决策分析子系统等等。

    （三）建立前台电子商务

    首先应实现其基本应用，如建立动态WEB站点和企业介绍型网站。这是企业面向大众和客户的窗口，内容包括企业介绍、产品介绍、企业新闻、广告服务（发布企业产品广告和相关广告）、电子邮件（用于企业员工之间，子公司和母公司之间，上下级之间进行信息交流和咨询服务）、网络客户支持（客户提供产品）等。建立企业主页等基本应用只是企业在电子商务应用中迈出的第一步，电子商务的真正应用应是将企业后台系统与电子商务紧密结合起来，直接在网上开展电子商务活动，如开展网上采购和供应商管理，开展网上销售和客户管理，开展网上付款和结算管理，开展网上纳税和提交财务报告等，真正将财务与企业管理信息系统升级成为电子商务模式下财务管理与企业管理信息系统，达到提高企业整体运作效率，提高企业管理水平的目的。

    （四）解决网络财务的安全问题

    网络尤其是互联网的开放式结构和不受约束的访问，给企业财务系统带来变革的同时，也带来了对某些敏感数据被滥用或破坏的风险，如属重大机密，将给企业造成重大损失。因而，保证网上财务信息的安全可靠性已成为人们关注的焦点。网络财务安全问题的产生有技术上和企业本身的原因。首先，由于Internet/Intranet（企业内部网）体系采用的是开放式的TCP/IP协议，它以广播的形式进行传播，易于搭载侦听、口令试探和窃取、身份假冒，这是技术上容易引起问题的重要原因。其次，对于企业内部使用者来讲，如果使用权限划分不当，内部控制不严，也容易造成信息滥用和泄密。对此我们应从内部控制和技术控制两方面采取防范措施。

    1、内部控制。完善的内部控制可有效地减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的

    危害。为了保证财务网络系统的安全运行，企业可从以下方面着手，建立一整套行之有效的制度。

    ①组织与管理控制。包括适当的职责分离，优化配置人力资源，充分发挥内部审计的作用，控制好硬件软件的安全等。②系统开发控制。它应贯穿于系统规则、系统分析、系统设计、系统实施和系统运行测试与维护的各个阶段。包括项目的可行性研究、控制开发进度、测试网络在线功能、在线修补与升级等内容。③日常操作系统管理控制。包括制定上机操作规程，加强系统人员的操作管理，建立计算机访问授权和身份证认证制度，建立安全稽核机制，设置安全检测预警系统等。④应用控制。包括网络会计系统的数据传人、通讯、处理和输出环节所采用的控制程序和措施。

    2、技术控制。在技术上对整个财务网络系统的各个层次（通信平台、网络平台、操作系统平台、应用平台）都要采取安全防范措施和规则，建立综合的多层次的安全体系。同时，在财务软件中应提供周到的强有力的数据安全保护，包括数据存储的安全性、数据操作的安全性、数据传输的安全性以及数据运用、查询、分析时的安全性。

    可参与的技术有：①防火墙（FIREWALL）。防火墙是建立在内部网和外部网接口处的访问控制系统，它对跨越网络边界的信息进行过滤，从而为企业设立了一道电子屏障。②加密技术。现代加密技术可分为对称加密（互联双方公事一把专用密钥）和非对称加密（即一把公钥和一把私钥）两大类。其中非对称加密有效解决了密钥分发的管理问题，特别适合计算机网络的应用环境。③数字签名。数字签名是公开密钥密码技术的另一类应用，在计算机通信中验证对方身份，保证数据的完整性。④安全协议。目前国际上通行的安全协议主要有：安全套接口层协议（SSL）、安全超文本传输协议（S-HTTP）、安全电子交易规范（SET）等。

来源：财务与会计导刊·邓春华 范小琴