审计访谈的艺术
2016-5-14 0:0:0 用友T1小编审计访谈的艺术
审计访谈的艺术有效的访谈是审计师工作能力的重要组成部分。无论内部审计部门的规模、结构、与客户的关系或整体业务水平如何,提高访谈的技巧都将使所有的审计人员受益。虽然访谈最简单的形式只是由一系列的问答组成的对话,但掌握每一特定情况之间的细微差别仍需要审计师具有较高的技能。
无论访谈的目的如何,有一些方针和技巧在所有的情况下都适用。三位访谈技术方面的专家介绍了提高访谈技巧的15个要点。这三位专家是内部审计顾问和自由审计师艾米。舒林茨(AMY XCHILLINGS ),特德尼(TDRADYNE)公司内部审计经理吉姆。维德尔(JIM WADDELL),里德。约翰联合公司(JOHN E REID&&ACCOCIATES)公司总裁乔。巴克利(JOE BUCKLEY)。
一、充分准备
访谈所需要进行的准备工作不仅包括了解商业环境,管理层的观点,还包括了解客户的人格特征和行为模式等方面。里德。约翰联合公司举办过访谈和询问讲习班。公司总裁巴克利先生主张“只有了解业务的细节,才能提出正确的问题。”他建议准备一个提纲列出计划在一次访谈中包含的内容。
维德尔先生补充说:“知道管理层关注的问题也很重要。如果审计客户看到你进行了精心的准备并确实能增加企业的价值,许多时候他们会反过来帮助你,而不是采用某种不配合的态度”。
舒林茨女士指出正式的访谈还需要明确访谈的目的。他说“第一次访谈主要目的可能在于建立关系。在审计的计划和现场工作阶段,收集证据是主要的,但是建立关系永远应作为一个子目标”。
二、列出期望得到的要点
了解受访者对访谈者的期望是有益的。作为一系列访谈的准备工作,维德尔先生与整个高级管理层进行了会谈,就他的期望和能够为客户提供的服务进行了沟通,并且询问客户希望从审计中得到什么。
维德尔先生解释这样做的原因时说:“我描述了审计的流程和我能够提供怎样的帮助,我也让高级管理层知道在审计流程中他们有机会进行反馈,并且有机会看到审计工作的结果。向审计客户解释清楚,审计意在对事实进行客观的评估而不是进行某种迫害,这些解释有助于缓解人们的紧张情绪,降低防卫心理”。
三、选择适当的环境
在选择访谈的场所时,访谈的目的和预计从受访者得到的合作水平是应考虑的重要因素。对于典型的收集事实的访谈,专家认为将访谈安排在一个使受访者感觉舒适的环境中是有益的。
维德尔先生说:“我喜欢在被审计的工作场所进行访谈。亲自到现场并看到业务过程很有价值”。
另一方面,巴克利先生指出,在访谈涉嫌舞弊的人时,降低受访者心理紧张情绪的环境才是理想的。他精于与不合作的人进行访谈的技巧。他说:“在你与受访者之间不应有物体隔开”。例如,他建议访谈者与受访者不要坐在桌子两边,这时桌子会阻碍你非语言性的暗示。他建议在桌子的同一侧面对面放置两张椅子,便于两个人相互传递材料。
四、考虑出席的人数
根据访谈的目的不同,相对于一对一的讨论,访谈者可能更倾向于进行团体的互动。
舒林茨女士说:“我个人认为,即使有两个受访者,也应只由我一人进行访谈。房间里的人越多,就越难以把情况控制在既定的轨道内。同样,一个观察员,无论是另一个访谈者还是来自于客户的一个人员,都会对受访者造成压迫感”。
巴克利先生也认为房间内的其他人会给受访者造成心理上的阻碍,使他们不易讲出真相或解释一个较为麻烦的问题。当然,他也提到,访谈之后万一其内容出现问题,有一个保持沉默的、中立的第三方在现场是有益的。
维德尔先生主要进行没有威胁性的访谈来了解商业运作的过程。他高度评价团体性访谈的优越性。他说:“在经理允许的情况下,我非常乐于有尽量多的受访者参与。当我接受到了互相矛盾的信息时,房间内所有的人参与会有利于达成共识”。
五、避免录音
作为一条普遍适用的原则,巴克利先生建议不要进行录音,即使是进行有关舞弊的访谈。“录像或录音会造成一种紧张的效果,人们会倾向于更加慎言”。如果一个审计组织选择对访谈进行录音,巴克利先生建议把录音作为标准程序的一部分,即对所有的访谈都录音。他解释说:“出于法律的原因,保持一致很重要”。
六、把握时间
专家的观点是,尊重受访者的时间对一项审计或一次访谈都是非常重要的。舒林茨女士说:“记住,你是在打扰受访者的工作”。舒林茨女士建议为访谈设定一个时间限制。“我尽量不超过一小时。如果我认为访谈会超过一小时,我就会把访谈分成几部分,人是需要休息的”。
七、考虑闲聊的适当性
闲聊可能是适当的,也可能是不适当的。这取决于访谈者的目的和受访者的性格。
巴克利先生认为访谈开始时最好是非攻击性的问题,或者是采用尊重的态度,进行的非正式的谈话,比如有关受访者兴趣、昨晚的球赛、或者是有关天气。他说:“轻松的谈话使访谈者和访谈对象有几分钟的时间互相适应,同时也适应环境。适应的过程很重要,因为这个过程使审计师把握受访者的一般行为模式,比如视线接触,话语节奏,身体姿态。当讨论转向虚假的记录或短缺的资金,行为方式的改变会暴露出紧张情绪,这往往是与欺骗有关的”。
另一方面,维德尔先生尽量避免与受访者进行私人话题的讨论。他说:“特别是当我第一次对某个人进行访谈时,我喜欢一直紧扣即将涉及的业务事项。作为一个审计师进行访谈时,你必须避免与受访者建立个人关系,以免最终丧失了独立性。”
八、获取受访者的信任
舒林茨女士说:“受访者应该信任你,愿意给你提供信息。如果他们不信任你,访谈就会像挤牙膏,双方都会很痛苦”。
访谈后,舒林茨女士会选择适当机会让客户看到访谈的详细记录。舒林茨女士认为这不仅可以证实书面记录,澄清访谈中的要求,也可以创造一种相互信任的气氛。
九、仔细选择提出的问题
专家认为仔细考虑问题的措辞是很重要的,同时建议要避免指责性或领导口吻的问题。他们都欣赏采用开放性的问题,引出受访者的谈话。
维德尔先生说:“理想的情况下,谈话中应该有80%是受访者在谈。探询性的问题也使受访者知道你作了准备工作并且乐于倾听。”
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