从细节看ERP系统的成熟度

2016-5-31 0:0:0　用友T3小编

从细节看ERP系统的成熟度

　　很多企业在为ERP系统的选型犯难。确实，要在琳琅满目的ERP产品中，选择一个合适的ERP产品，对于没有这方面经验的企业来说，确实有一定的难度。笔者在这里就为大家介绍一个诀窍，从细节看ERP系统的成熟度。

　　也就是说，从一些ERP软件设计的细节上，可以看出这个ERP产品是否够完善，是否久经市场考验。或许这种方法不怎么科学，但是，对于不怎么熟悉ERP产品的企业来说，确是非常实用的选型手段。

　　细节一：是否包含版本机制。

　　通常情况下，我们可以通过ERP系统相关页面与窗口是否包含版本管理机制，来判断这个ERP产品是否完善。因为时间一长，企业用户的需求总是会改变的，最终可能会影响到ERP系统的界面调整以及后台程序。虽然有时候，我们可以通过界面字段的调整或者其他一些方式来确定ERP系统相关界面的版本。但是，这么做，很容易出错。这对于日后维护还是升级，都会造成一定程度的麻烦。

　　所以，笔者建议，在ERP系统的各个窗口以及报表中，一定要引入版本控制机制来确定使用中的数据库的版本。故企业在选择ERP产品的时候，可以看看，在ERP窗口或者其他界面中，是否有版本这个字段。一般情况下，本着持续发展策略的软件企业，都会在自己的产品中引入版本控制机制。因为他们后续会推出新的版本。若不引入这个版本控制机制的话，则很难区分用户的二次开发需求。这就会对软件升级造成障碍。

　　细节二：把名字分开来写。

　　笔者有时候发现，在不少的小型ERP系统中，姓名一栏内就是只有一个“姓名”字段;或者说，其后台数据库中只有一个“Name”字段。个人觉得，这只有刚入门的开发人员才会这么做。通常情况下，笔者建议要把“姓”跟“名”当作两个栏位来处理。然后再查询的时候，有必要的话，把他们合并起来。

　　这么做的好处是非常明显的。

　　一是在给客户发邮件的时候，通常不会联名带姓的叫，往往都叫做“郑公”、“张公”等等。无论男女都一样。若把姓与名都合并在一个字段中管理的话，则很难实现这个需求。此时，若在ERP系统中集成邮件系统的话，就不能够实现邮件的自动发送功能。或者说，系统每次发送邮件之前，企业员工都需要手工的更改，那不就显得很麻烦吗?

　　二是要考虑到不同的用户习惯。现在不少的企业可能都有国外的客户;或者说，在企业内都有外国籍的管理人员。他们由于文化习惯的不同，喜欢把姓与名倒过来写。我们中国人的习惯是先写姓后写名;而国外则是喜欢先写名再写姓。所以，为了提高ERP系统的灵活性，适合各种不同文化的人使用，提高界面的友好性，最好把姓与名分开来管理。

　　根据笔者的了解，只要具有多语言支持的ERP系统一般都会这么处理。若企业需要一个多语言的ERP系统，则可以从这个细节上判断，这个ERP系统是否真的能够提供很好的双语言支持。我们在选型的时候，需要转变观念。多语言环境，不仅仅是一个语言翻译上的问题，还需要兼顾各种语言国的文化习惯。若按照中国人的使用习惯设置的英文语言环境，相信很多人在使用起来都会觉得很别扭。

　　细节三：是否有作废标记。

　　在ERP系统中，各条记录之间都有紧密的联系。如果有个供应商不跟他交易了，我们一般都不会对其删除，而是作废掉。若把这条记录删除的话，则在其他界面上，原先采用这个供应商的采购单或者其他单据，就会显示乱码。严重的情况下，还会导致程序错误。

　　所以，一般情况下，在不需要某条记录的时候，不要直接把他删除。在理想的情况下，是把这条记录作废掉。等到一段时间后，再用专门的纪录清除程序，把作废的纪录删除掉。因为采用专门的纪录清除程序，在删除数据的时候，会考虑到纪录的关联性。

　　有些ERP系统在ERP系统设计的时候，没有考虑到这方面的细节问题。当用户需要删除某条记录的时候，不管是否存在子纪录，都会允许用户删除。或许这比较适合用户的操作习惯，却破坏了索引的整体性。这是一不科学的设计方法。

　　另外，即使不考虑数据的完整性，有时候为了查询的需要，也会把一些不用的纪录暂时作废掉。如根据物料需求计划自动生成物料申购单或者采购单。有时候，采购人员可能出于其他的考虑，如销售订单取消等等，采购订单也会取消掉。此时，我们实施顾问是不建议企业把采购订单纪录直接删除(这从技术上来说，也是可以的)，而是设置为作废。如此的话，以后再查询的时候，仍然可以查到这条记录。

　　所以，用户在判断ERP产品是否完善的时候，可以查看在产品、采购订单等界面，是否存在作废字段。若存在的话，则可以在一定程度上说明，其设计还是有可取之处的。

　　细节四：是否采用了多地址管理。

　　在ERP系统中是否设置了多个地址字段，这也是判断ERP系统是否完善的一个细节之一。因为在企业管理实务中，往往需要多个地址字段。如有的比较大的企业，在各地有生产厂，但是有一个总的采购部门负责采购。如此的话，他们的开票地址与运送地址可能就不一样。若只有一个地址字段的话，在发票与送货单上就不能够进行独立管理。

　　同理，有时候电话也要分开来。在客户联系人方式上，至少要可以设置多个联系人。并且按不同的用途进行分类。如有的时采购联系人，有的是收货联系人等等。对于大部分客户来说，不可能采购部门即负责采购又负责收货。为此，企业业务部门平时是跟对方的采购员联系;但是，送货过去的话，则是跟对方的仓库管理人员联系。

　　所以，在ERP系统中，像地址、联系人、电话等等内容，都要采用多个字段。同时，从ERP性能的角度考虑，还要为其设置独立的数据库表。虽然这可能会浪费一点磁盘空间，但是，却是可以提高ERP服务器的性能，减少用户的等待时间。

　　细节五：合理对数据库对象命名。

　　很多人可能会认为，数据库对象是他们软件公司程序开发人员需要用到，企业用户用不到。所以在取名的时候，只需要他们自己人看的懂就可以了。其实不然。

　　一方面，一些ERP软件其实都带有自定义报表功能。用户可以通过这个模块，定制自己所需要的报表。此时，企业用户就需要直接用到数据库中的字段。为此，软件公司在数据库对象命名的时候，不仅仅要考虑到自己的需要，还要让企业用户能够一目了然的直到数据库中某个字段所代表含义。

　　另一方面，其实在ERP系统中没有报表自定义功能。但是，据笔者了解，企业往往也会自己开发一些小插件，直接从数据库中获取相关的数据。如笔者有一家客户，他们就利用Excle表格，直接从数据库中查询中所需要的数据并按一定的格式生成报表。

　　所以，无论从哪个方面考虑，软件公司在数据库设计的时候，要注意数据库字段名的可读性。企业在软件选型的时候，也可以适当关注这方面的细节。从这里可以看出，软件公司是否真的想企业所想。

　　以上五个ERP产品设计的细节问题，虽然不能够反映ERP产品的全貌。但是，也可以从一个侧面看出这个ERP产品是否人性化，是否完善。若企业对于ERP选型无处下手的话，则可以通过这个简便方法来进行判断。

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@风行人:上期借方余额加上本期借方发生额，减去本期贷方发生额，如果是余额在借方，就是等于本期借方余额，如果列出每一笔分录，直接查询明细账就可以了，没有您说的这么复杂
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