电算化环境下的会计核算方法

    会计学是一门方法性较强的学科，因而会计核算方法是会计学中的主要内容。在电算化环境下，传统的会计核算方法由于实现手段的变化，会出现相应的发展与演进；新的会计核算方法也会随着新问题、新情况的出现而出现。传统会计核算方法在电算化环境下有哪些变化、有哪些不同的体现形式，是否需要重新加以命名等；新的会计核算方法如何确认。所有这些，都需要认真地研究和总结，正确地把握会计电算化的发展方向。 
　　
　　会计核算方法是对经济业务进行完整、连续和系统的记录和计算，为经营管理提供必要的信息所应用的方法。一般包括设置帐户、复式记帐、填制会计凭证、登记帐簿、成本计算、财产清查、报表编制和会计资料的分析利用等，以下我们称之为传统会计方法；在电算化环境下，为完成会计核算任务而采用的新方法，以下我们称之为电算会计方法。传统会计方法与电算会计方法的综合运用并不断提高，才是会计电算化发展的必要保证。把会计电算化说成是在计算机环境下传统会计方法的模拟是只看到了事物的表面或结果，而没有看到事物的本质；电算会计方法只有建立在传统会计方法的基础之上，才能得到发展和提高；同时，也要以电算化环境下特有的方法去解决新形势下的新问题。 

　　一、明确会计主体与会计对象：“建立帐套”的电算会计方法 

　　在电算化会计信息系统中，一般采用通用会计软件来建立自己的系统，这样，不同会计主体在核算上的差异、不同会计对象适用的具体会计方法必需通过软件的“选项”来加以区别和明确。在应用会计核算软件开展会计核算工作的开始，第一件事就是要在系统中建立当前会计主体独立使用的一套核算数据，并明确有关事项以适应当前会计主体的核算要求。这就是“建立帐套”，建立帐套时，一般至少要明确下列事项：（1）帐套编号：为便于计算机的数据处理，以区别不同的帐套或据以命名并建立相应的文件夹、数据文件名或数据库名称等；（2）帐套名称：一般为核算单位名称；（3）：电算化系统主管的姓名，以便进行全面的操作授权；（4）启始会计期间：在电算化系统中进行会计核算的开始期间；（5）具体核算方法或计算方法的选用：如会计科目编码规则、固定资产折旧方法、存货成本计价方法、会计凭证分类方法等；（6）选择所属行业以预置会计科目。以上在电算化系统中称之为帐套参数。建立帐套完成后，就具备了在电算化系统中开展会计核算的物质基础。在传统会计方法中当然也有帐套的概念，但只有在电算化系统中才需要把它列为一个重要的会计核算方法，在编制会计软件时，需要以特定的技术方法才能实现。有了建立帐套这一方法，就可以在同一电算化系统中为多个会计主体完成会计核算任务。这给学习与掌握会计电算化技术、开展代理记帐、划小核算单位并分别进行独立核算等带来了方便。 
　 
　　二、站在电算化会计核算的起点：“初始设置”的电算会计方法 

　　建立帐套完成以后，首先要进行一些日常核算之前的准备工作，主要是三个方面的任务，一是操作人员设置，将会计人员的职责分工在系统中加以明确，同时使系统具有了合法的使用者；二是会计科目设置（即设置帐户），在系统中建立起用于进行会计核算的会计科目（帐户）体系（这部分内容在下一部分单独讨论），三是输入初始余额，是指将原来已经存在于手工系统的数据转入到电算化系统中来，以开始以后的会计核算。 
　　
　　初始设置是会计软件中建立帐套后必需首先完成的，并且只有正确完成了初始设置，才能进行以后的操作。其中较典型的方式是输入初始余额后要进行试算平衡，初始余额平衡后，正式启用帐套。启用帐套后即进入日常业务处理阶段，不能再行修改初始余额。 
　　
　　初始设置中的操作人员设置、会计科目设置和输入初始余额都需要采用具体的方法来实现。其效果的好坏对会计核算的大部分内容都有着重要的影响。可以说是系统中最为关键的部分，是系统设计水平的集中体现。 
　　
　　在应用中，初始设置工作应尽可能做到准确、恰当、周到、细致。才能取得更好的会计核算质量。 

　　三、会计核算体系的建立：“设置帐户”的传统会计方法的发展运用 

　　“设置帐户”这一传统会计方法在电算化系统中一般称之为“会计科目设置”。帐户是会计科目在核算中具体形式。会计科目是会计要素的进一步细化。通过对会计科目开设帐户的方法，分别对会计对象的不同内容进行反映和监督，是会计核算的主要形式。在大部分会计资料中（如凭证、帐簿、报表等），都要以会计科目做为直接对象来加以反映。从而建立了一个完整的核算体系。 
　　
　　电算化系统在运用这个传统会计方法时，在形式上进行了变通，在结构上进行了突破，使电算化系统的会计核算体系较之手工会计核算更全面、更完整、更合理。具体有以下几个方面：（1）从形式上，以“会计科目表”代替了所有分列在不同帐簿或帐页上的“帐户”。在计算机数据处理系统中，数据主要以“表”的形式存在，无论是设置的帐户，还是输入的凭证。“会计科目表”中，对会计科目首先要分级编号并顺序排列；其次以每一会计科目的“属性”来表示该科目所适用的帐页格式或核算要求；还有，在会计核算软件中，总是由多个相当于“会计科目表”的部分，共同构成了完整的核算体系，它们主要是“会计科目主表”、“部门目录”、“单位往来目录”、“个人往来目录”、“项目目录”等，他们之间以从属或交叉的关系，组合成一个大的“会计科目表”。（2）从内容上，丰富了传统“设置帐户”的方法。系统内部处理数据时，以科目编码做为会计科目的惟一标识和所属关系的判定依据，使分级核算更加紧凑、严格、清晰；可以根据需要产生新的帐页格式或核算内容；“会计科目表”各部分之间在使用时随时组合，既保证了科目设置的完整性，又具有较强的灵活性，巧妙地解决了事先不可知会计科目的设置。如“营业费用/通讯费”按部门设置明细科目进行核算时，到底哪些部门实际上真的会发生“通讯费”呢，在电算化核算系统中，只有真的发生时，该帐户才正式存在；电算化系统中“部门目录”、“往来目录”等，本身可以继续分类或分级，而且“部门目录”与“会计科目主表”之间是交叉关系，所有级次的会计科目都可以同时进行“总分类核算”和“明细分类核算”，即同时具有本期累计发生额、本年累计发生额、余额等概括性数据和含有业务事项（会计分录）的详细数据（明细帐）。提高了会计核算的详细程度，使会计核算体系更加完善。 

　　四、业务处理的核心：“填制凭证”与“登记帐簿” 

　　电算化会计之所以仍然只是会计，而不是另外一个新的学科，就在于它仍然是以形成“凭证”、“帐簿”、“报表”等会计档案资料为主要任务形式。“填制凭证”和“登记帐簿”这样的传统会计方法仍然是电算化会计系统的业务处理的核心。电算化会计系统与手工会计系统形式上的主要差别就是这些会计档案的存在形式的不同，这就决定了“填制凭证”与“登记帐簿”这些方法的直接对象有着明显的区别，在使用这些方法时，自然也因其对象属性的变化而有所变化。 
　　
　　在电算化会计系统中，“填制凭证”有两种情形，一种是直接在系统中填制凭证，另一种是手工制好凭证后的输入凭证，两种情形都体现为会计软件的一个较为重要的输入功能。与传统会计方法相比，电算化会计系统中的“填制凭证”及“登记帐簿”主要有以下几个方面的特点：（1）凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系进行有效控制。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在，并且是最底层的明细科目；根据当前科目的属性确定是否具有某些项目，如往来单位、结算单据号码等；借贷方金额必须相等才能保存；事先确定的借方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等；编号可以自动连续；日期可以限制顺序等。（2）键盘操作较之手工处理的“笔误”更容易发生“误操作”，因而“凭证填制”在操作功能上分为“填制”、“修改”、“删除”等步骤，以进行正确性控制。（3）填好的凭证同样需要“审核”，电算化系统的审核可在程序中再次检验凭证的正确性。（4）“登记帐簿”之前可以“汇总”，而不是必须汇总；电算化系统可根据需要随时对任意范围的凭证进行汇总，汇总速度较快且准确；计算机不会因疏漏出现总帐与明细帐登记结果不一致的情况，当然在记帐之前则不必进行“试算平衡”。（5）“登记帐簿”只是凭证数据的确认过程，而不是抄写或复制过程。这一简单的过程明确了“工作底稿”与正式会计档案之间的界限，具有非常重要的意义。 

　　五、自动化处理的充分体现：“自动转帐”的电算会计方法 

　　根据用户定义，由系统自动生成转帐凭证的方法称为“自动转帐”，它已经成为电算化会计系统非常成熟的方法之一。自动转帐有两种情形，一种是直接从帐项数据中取数生成记帐凭证，如结转期间损益；另一种是要通过函数进行较为复杂的运算才能得到凭证上所需的数值，如计算并分配应付福利费。自动转帐又分为两个层次，一个层次是在总帐系统（或称帐务处理系统）中定义并使用的自动转帐；另一个层次是在各个子系统中定义和使用自动转帐，如工资系统中的工资费用分配、固定资产系统的折旧费用分配等。 
　　
　　“自动转帐”一旦完成定义，即可在不同会计期间重复使用，大大提高了系统的效率。 

　　六、会计信息的集中与概括：“编制会计报表” 

　　编制会计报表，是会计工作中的重要组成部分，也是阶段性地完成会计核算任务的标识性工作。在电算化会计系统中，更给这一传统工作任务赋予了新的活力。 
　　
　　在会计核算软件中，编制会计报表分为两个步骤。第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计”，二是“数据来源定义”；第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动生成当期会计报表的结果。设计完成的会计报表可以长期使用。生成会计报表的过程快速准确，可以进行正确性检验和审核。会计报表之间随时可以横向或纵向的汇总或比较分析。 
　　
　　由于会计报表软件带来的方便性，较之传统会计方法，可以编制更多、更详细的会计报表，为管理提供更及时、更有用的会计信息。 
　　
　　以上对电算化环境下的会计方法的主要内容进行了列述，可以看出，这些方法在电算化环境下，在形式上产生了明显的变化，也出现了很多新的内容和要求，值得我们在实践中不断总结，在理论上进行深入研究。本文旨在引起大家对电算化环境下的会计方法的充分重视，加强对有关问题的研究和探讨，从而更有力地指导会计电算化的实践。