成都市信息办：协同OA，效率之源
2013-9-11 0:0:0 用友oa小编成都市信息化办公室（以下简称为成都市信息办），是2001年7月成都市机构改革中新增设的政府组成部门，承担着推动成都市软件产业发展、推进国民经济和社会信息化及无线电管理的政府职，并承担成都市信息化工作和信息产业发展领导小组的日常工作。它就相当于整个城市的CIO，肩负着整个城市同类型的企事业单位、政府机关在进行信息化建设选型时具有很好的示范作用和极大的参考意义。
2003年，随着成都市政府机关网络化建设的初步完成，成都市政府机关的信息化建设工作和全市的“电子政务”工作的开展也到了如火如荼的阶段。随着近几年来信息化建设、管理体制的不断改革深入，为了适应新形式发展的要求，如何把政务信息与政府信息化建设有机地结合起来，全面、有利的推动全市“电子政务”工作的开展？如何通过应用系统使政务信息实现电子化传输，取消传真和纸质邮递报送信息？根据政务信息工作流程的需要，以提高工作效率为方针，通过应用系统来实现政务的公开化、透明化已成为成都市信息办在推进全市信息化建设的重要工作。成都市信息办迫切地感觉到作为一个城市的CIO要使整个城市的政府机关的信息化建设水平都能上一个台阶，就必须先从提升自身的信息化建设水平开始，而建立一个电子化审批、自动化办公，能够实现网上流程监控、网上查询、信息共享的电子政务系统，已迫在眉睫。
统一集中式部署方案更合需求
市信息办曾面临着两种系统部署方案的选择，统一集中式和分布集中式这两种方案各有千秋。统一集中式为全单位设立一台协同OA服务器，整个单位的办公系统用户统一管理、统一授权，市信息办、其下属事业单位，以及各区县信息办的办公人员统一登录到市信息办的办公系统，进行日常办公工作、信息沟通和资源共享。统一集中式部署的优势包括部署周期短、应用推广快速、培训成本低、应用风险小等。分布集中式为市信息办和各区县信息办分别设立独立的协同OA服务器，实行独立办公管理，各区县信息办办公人员登录本地协同OA系统进行日常办公工作。对于市与各区县间的信息传递和共享，由交换中心服务器完成协同OA系统间的数据交换实现。分布集中式的优势包括协同OA服务器硬件要求低、各服务器系统性能持续稳定、协同OA服务扩展性强等。
经过严谨的分析和反复探讨，市信息办决定采用统一集中式部署方案。通过多个阶段的不断深入的应用和思考，市信息办的协同平台建设已日臻完善，体现了局级单位应用的先进性和代表性。
成都市信息办目标管理人员(综合处工作人员)将市政府下发给本单位的目标进行分解，在致远协创协同管理系统文档管理模块中创建这些目标目录，每个目标为一个目录，分解后的子目标为子目录，便于今后将各种目标的相关文件分门别类地存入相应目标目录下。同时，目标管理者对各目标目录设置人员权限，如对单位领导及分管领导赋予查看和修改权，对目标承办单位赋予查看和修改权，对一些相关人员赋予查看权，对其它人员不赋权，等等。目标管理人员通过致远协创协同管理系统协同工作模块，将目标文件以协同信息形式分发给本单位各承办处室，同时将这些目标信息预归档至各目标的目录下。各目标承办处室接收目标文件，同时可以继续下发至目标的具体办理者或更下级的单位。对于目标的完成情况，目标承办单位以目标小结或报告文件形式，通过协同工作传递给目标管理者，或将文件直接放入文档管理中相应的目标目录下。目标管理者在目标目录中查看目标完成情况，并适时进行催办。对于已完成的目标，目标管理者形成目标总结或报告文件，存入相应的目标目录下。单位领导或分管领导在目标目录中查看目标完成情况，并可以文字形式提出管理意见，通过协同信息传递给目标管理者和目标承办单位，或直接存入相应的目标目录中。
政务工作显成效
随着成都市信息办从上到下对协同平台的重视和应用的不断加深，成都市信息化办公室的电子政务推广工作已经取得明显的绩效。
经过培训，成都市信息办的所有的办公人员只用了5分钟就学会了这一协同管理系统的全部功能。通过这一系统的应用，成都市信息办创造了一个集成的办公环境，构建了内部通讯与信息发布平台，使信息办所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作并实现工作流转的自动化，以及流转过程的实时监控与跟踪。政令准确迅速通达各部门及下属机构，领导督办切实有效，规范重要审批管理流程，大幅度信息共享度，实现了文档管理，对各类知识和信息有序地进行存储，并可按权限进行查询等。办公人员可以移动远程办公，摆脱了时间和地域的限制，真正意义上实现协同办公的状态，节约了办公费用。由于实现了网上办公，不仅大大减轻了办公人员的工作负荷，也有效地促进了工作人员的工作积极性与规范化，对整体工作效率的提升起到了积极的作用。
尤其是在政务工作的处理上，协同OA系统能自动记录每个工作的全程办理状态信息，杜绝了工作中出现推拖扯皮的现象，从而增强了工作人员的责任感与紧迫感，使责任明确、落实到人，查有所依。信息办领导，可以通过协同OA系统，有效地监控各部门、各个人员的工作进度情况，实时全面掌控各部门的工作状态，实现及时发现问题及时解决问题的效果，从而减少差错、防止低效办公。
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