吉祥海运：吉祥协同 如意工作
2013-9-11 0:0:0 用友oa小编
6月9日下午3点，天津吉祥如意海运业务员小王正在电脑上整理资料，突然“叮”的一声， A6协同提醒跳了出来，“李志军发起协同：拖班通知”。小王赶紧点击提醒查看，“原定于6月12日从天津新港开往日本神户港的易惠（VEGA TOPAS）V.0916E，由于船舶调整原因而拖班，预计最新集港时间：2009-6-11 08：00 至 2009-6-11 20：00；最新预计开船日：2009-06-14 03:00:00。”小王一看，他有3个客户5个TUE的货物都在这条船上了，他将这个拖班协同立即通过与A6集成的EastFax发传真给客户，然后又电话和短信的方式通知他的客户（货主），告知船拖班的情况，一切都是有条不紊。而在小王处理之前，操作员李志军也同样从容地，将他从船公司（Carrier）得到的关于易惠（VEGA TOPAS）V.0916E拖班的通知，即刻从致远A6中发出“拖班通知”协同，将信息传递给所有业务员，并将相关信息发布到公司网站上。一切都是那么从容，不用担心由于信息没有传达给所有相关业务人员，造成业务“事故”。海运行业比较关注突发事件的管理，突发事件的背后的从容，则是支撑着天津吉祥如意海运公司信息快速流转的信息系统。
坐庄企业的信息化建设
天津吉祥如意国际海运有限公司（以下简称吉祥如意）专营由中国天津新港至日本、韩国两个国家的集装箱海运运输业务。在十年时间中，公司已经发展成覆盖72个日韩基本港和偏港，月均出口3000TEU至日韩，占天津港出口总量20%的行业领导者。用吉祥如意海运电子商务部经理张宝杰的话说，吉祥如意就是庄家，对在日韩航线上的货运价格具有定价权。可任谁也想不到这样一个行业领导企业，在2004年，其信息化基础是十几台电脑和一台运行海运管理系统的高配pc版服务器以及一个家用ADSL宽带，这就构成了整个吉祥如意的全部IT系统架构。而张宝杰的到来，则根据企业的发展，为吉祥如意构建了适合其发展的IT系统。从基层做起，张宝杰从采购一台企业级路由器开始、企业内部网络和宽带建设入手，更新ERP系统，部署致远A6协同、建设企业电子商务系统和专业传真系统，根据企业当下业务发展现状和吉祥如意总经理任冬的发展思路，以及同企业内其他领导的不断沟通，经过5年时间的建设，吉祥如意现如今共有包括货代ERP、致远A6协同、U8、EastFax传真系统、短信中心、电子商务网站、B2B订舱系统、HR、企业邮箱、企业通讯中心、视频会议等在内的多套系统，覆盖了企业各方面信息化需求，并能满足未来一段时间企业业务发展需要，在业内也较为领先的信息化系统。
上协同应时而需
在吉祥如意未上协同软件之前，员工日常内部工作的沟通主要靠发邮件、MSN等形式进行，外部的沟通主要是传真、电话，虽然方便但点对点的沟通方式，决定了邮件、电话、IM等沟通方式对于跨部门、跨区域的沟通协作，必定是力所不逮的。跟踪反馈不及时、信息对称性差，缺乏规范性的流程和操作体系，这些均与吉祥如意总经理任冬的经营理念是背道而驰的。仍以拖班通知为例，在没有上协同之前，如果遇到了诸如拖班、转船、停船、换船这样的突发事件，操作员李志军的工作将是极为繁忙的，他不仅要安排好涉及其货物的处理工作，还需要将相关信息通知到每个业务员，不论是短信、电话都需要花不少的时间，如果出现通知不到的情况，那不但会给公司造成经济损失（吉祥如意承诺对货物未能及时出运造成的损失提供150万人民币的保险赔偿保障），更将对吉祥如意的品牌形象造成影响。为此，张宝杰同公司总经理任冬经过长谈，他们认为公司下一步发展，需要统一步调、统一执行，“但这中间将会产生大量需要协作、协同的信息流”，张宝杰说：“公司到了需要上协同软件的时候了。”最终，经过多轮的PK，最终在致远和某外企协同软件之间，选择了各方面均占优势的致远A6协同管理软件。协同带来规范管理价值
“我们公司的特点是对任何软件，凡是它能触碰到的东西它是玩命的用，要让其作用最大化。”张宝杰用这么一句话来形容吉祥如意公司在信息系统应用上的风格。因此，A6协同的引入，张宝杰和系统管理员冯旭作为整个项目负责人，投入了大量精力，使A6协同系统深入到吉祥如意企业整体的运营环境中去。“而且我们用的很深、很细，只要稍微正式一点的全都是用A6去做。”为此，吉祥如意在A6协同中构建了大量模板协同，例如：“财务编码”分配、变更海运费及附加费付费方式申请单（日偏航线、日基航线、韩国航线）、无抵押放单申请、拖班通知、换船通知、货物未上船分析报告等等一系列的表单，涵盖了从客户引进—运输—运费结算—紧急情况处理—事故分析等一系列环节。利用A6“表单+流程”的模板协同形式有效地规范了企业管理审批模式。<v:imagedata src="msohtmlclip1
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掀开了崭新的一页。天安人寿致力于专业价值。公司将打造成为市场领先的新型专业寿险公司，作为实现自己宏大战略的第一步。公司以科学发展观为指引，坚持寿险规律，回归寿险本源，专注寿险本业，将通过快速扩张与创新发展方式，尽快确立市场优势地位。2012年上半年，天安人寿将总部由上海迁至北京，并高效筹建上海、河南、山东、河北四家分公司及北京营业本部。由此，天安人寿启动全国性布局，逐步建成全国性的专业寿险公司。到2015年底，公司将完成全国重点地区的分支机构铺设。信息化现状已经具有很多成熟的应用系统，如AD域、电子邮件系统、财务系统SAP、档案系统、网站门户等，并根据未来需要还将陆续建立更多业务系统，这些系统各自服务各自业务，横向联合断链，形成系统烟囱。引入致远OA协同办公系统初衷：1. 天安人寿保险公司组织架构为总公司、三家分公司，年底将完成五到八家分支机构的筹建工作。将来成立集团后，还会增加财产险、健康险、养老金、资产公司等专业子公司。分子公司众多，跨地域，对于集团的整体管理提出很大的挑战。2. 传统纸张方式，逐一走人审批，流程不规范、时间拉得长3. 印制表格填写，会议通知安排，浪费大量纸张，查阅和督办不方便4. 资料纸质存放于各职能部门文件柜或存于个人电脑中，查找纸文件浪费时间，跨部门查找资料更麻烦，同时人员流动造成资料流失，甚至关键文件的丢失。5. 电话交互，电子邮件，管理粗放，电话费用高，工作沟通不方便，公司上下没有形成统一的办公平台6. 以前由于采用纸张、口头、电话来进行工作交接和确认，造成过一段时间后工作上“扯皮”的现象7. 之前的信息化已经成功建设了很多业务系统，但是全员性的过程管控还没有实现，如何能够消除信息孤岛，更好的与业务系统衔接，需要一个桥梁和纽带打通各方经脉。2011年10月，天安人寿保险股份有限公司携手致远软件，建设协同办公系统来解决以上问题。OA系统未来使用范围：天安人寿从总公司本部，到上海、河南、山东等各区域分公司，从财产险、健康险、养老金、资产公司各专业公司，涉及集团全员人员。OA系统提供的业务支撑1.总裁信箱：通过协同建立总裁信箱，是一种人文管理的进步，在集团内建立起良好的互动平台，集团内的每个人都能对集团及集团各管理部门的工作提出意见、建议和要求。总裁信箱的建立为进一步提高集团决策、管理的科学化民主化水平，提高了办事效率。2.客服管理：运营问题的解决过程是最耗时的，并且相关的人员经常推卸责任，处理过程不透明，通过协同办公系统梳理运营管理的各方面流程，加强效率提升，有效改善运营管理的服务质量。3.合同管理：通过系统的合同审批流程，除了提高审批效率外，最主要的是可以实现版本的管理，合同的初始版本及各个修改版本都会保留下来，便于法律合规部门的合同管理。投诉管理：对于保险类行业来说，客户才是上帝，投诉处理工作是保险公司日常运营中不可缺少的部分，因此需要有一套好的流程和方法，以确保工作的有效性和高效性。4.HR管理：SAP人力模块整合，实现组织机构基础信息同步及考勤管理、请销假管理OA协同办公系统应用功能1.信息发布(集团的新闻、公告、通知等重要信息可以迅速发布)新闻讨论通知公告2.公文管理：（完整实现集团总部、分公司的电子公文收发文、签报、交换、存档、公文档案分类、授权、共享等解决方案）3.集团总部发文分子公司收发文4.文档管理：（通过与档案系统的整合，提供公文文档库管理功能，实现公文分类、入卷、借阅，并记录相应操作过程）5.协同办公：（通过对业务流程的梳理，整理出符合天安人寿整体管理框架的业务模型，提升过程管控力度。）6.合同管理7.客服管理8.档案整合（将公文、单据、电子文档进行专业的归口，符合档案管理规范）9.SAP整合（与SAP的HR模块整合，实现考勤管理、请销假管理）10.AD整合（实现员工人员通过AD域管理）11.短信通知（系统重要消息实现短信提醒）12.移动办公（方便领导外出时处理相关业务，了解公司动态，也帮助业务员处理保险业务现场）AndroidIOS（Iphone）IOS（Ipad）登录页面
行业涵盖各国家、省、地区政务组织。 行业特点目前政府组织主要面临的六大背景：
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