高校管理协同之道——泸州医学院A致远6协同办公系统顺利上线

2013-9-11 0:0:0　用友oa小编

高校管理协同之道——泸州医学院A致远6协同办公系统顺利上线

发布时间:11-28

在中国，从组织结构和管理模式看，正规的大学都具有两种特点：一方面，它们在人、财、物、信息的管理和教务、科研、学生、行政和后勤的管理上，与一个大型企业没有太大的差别，尤其是经过广泛的学院合并，一校多园、一校多院、一校多制，使得很多大学已经越来越与集团性的企业相类似；另一方面，大学的所有制特性、长期的管理模式，让大学的内部管理与控制与行政机关没有太多的差别，特别是内部的党务和管理机构，更是典型的上传下达与协调均衡体系。大学也必须接受市场竞争的考验，如何升级原有的IT系统，提高管理的效能和效率，是所有大学管理者面临的无法避开的问题。

　　学院及背景

泸州医学院是四川省属高等医学院校，它所在的泸州市，座落于长沱两江交汇处，是川滇黔结合部的政治、经济、文化中心，被评为国家历史文化名城、国家优秀旅游城市、国家卫生城市。学院始建于1951年，其前身是西南区川南医士学校，经过55年的建设和发展，学院现已发展为一所以医学本科教育为主体，并有一定规模的研究生教育、成人教育，具有中西医结合学科特色、在省内有较高知名度，在全国有一定影响的省属高等医学院校，是川、渝、黔、滇结合地区的医疗、科研和社会服务中心，培养了高级医药卫生人才近3万名，为四川省乃至西部地区高等医学教育和医疗卫生事业做出了重要贡献。

面对西部大开发和高教大发展的机遇和挑战，面对新世纪里社会、经济、科技和医疗卫生事业发展对高层次创新型医学人才的需求，泸州医学院从适应现代化管理的要求和多校区管理形势的迫切需要考虑出发，从加强科学管理、建设节约型高校入手，以加快政务信息化建设、提高政务工作效率为重点，于2006年7月成立了以党委办公室与院长办公室为牵头部门、现代技术教育部等相关部门为配合部门的致远A6协同管理系统建设的项目组，在学院党委书记和院长的大力支持下，全院上下充分认识到实现办公自动化的目的意义和要求，并积极配合办公自动化建设项目小组开展各项工作，确保了办公自动化系统建设按计划有序推进。

当时泸州医学院领导决定要上协同就要用最好的，决不让不适合的产品进入学校,从而提出了严格、细致的评分标准。通过对多家公司产品进行综合分析和评比，医学院经过仔细试用，对产品市场占有率和市场反映进行调查，对成功实施的用户进行走访和考查，对售后服务进行评估，并召集网络、计算机等专家对产品做出严格的技术评测，医学院的领导和广大师生最终选择了致远A6协同管理软件。

致远A6强大的协同体系让管理变得轻松和方便。

　　管理需求
公文流程管理：党委及院教育、科研行政管理部门向下属二级院系发送正式公文，公文按国家有关部门的要求，需要配置严格的草拟、审核、用印、封发、收文、阅处、跟踪和归档流程以及正规的权限管理。

利用致远A6协同办公系统，教职工可以及时查询知识。

资料和文件管理：不同的部门产生和使用不尽相同的文件。这些文件有的是比较正式和长期有效的，有的是阶段性执行的，而且文件的发布、修改、阅读、使用的权限各不相同。致远A6协同管理软件为泸州医学院提供了高效、便捷和安全的文件管理系统，便于使用，便于积累。

工作流+表单：为了进一步控制财政支出、加强财务预算管理，泸州医学院的院领导对用款管理非常重视，要求致远A6协同（OA）做到“用款计划审批”、“财务报销审批”。各科室主管每月上报《用款计划》，本月内的一切支出严格控制在经校领导确认后的《用款计划》范围内，超出计划的支出将不予报销。这样，校领导的审批重点在《用款计划》，财务报销时以《用款计划》为依据，让报销审批有了统一的标准，加强了财务预算的作用。

协同工作：教务、科研和党务、行政管理是泸州医学院主要的办公业务，在这些管理事务中，大量的跨部门、跨院系的事务需要协同，而在协同的过程中，需要明确流程、明确责任、明确结果。A6强大的协同体系，让泸州医学院的管理变得轻松和方便。

日程/计划/会议：在学校会议安排过程中，预知各与会人的时间安排是否与会议时间冲突，往往可让会议安排工作变得更简单和更合理。[Page]

公共信息应用：使用A6协同提供的公告功能建立和发布新公告。

　　效果显著
经过用友致远公司及其高校行业合作伙伴成都网邮公司专业化实施团队的调研、系统搭建、应用培训，泸州医学院致远A6协同办公系统于2006年8月20日正式上线运行。四个月的实际运用达到了良好的效果，致远A6协同（OA）已经成为泸州医学院日常管理中不可缺少的一部分。其具体效果有如下五方面表现：
1. 效率高了：以往审批需要2天以上的，现在快的不到1小时就可以审批完成。
2. 权责清晰了：扯皮的事情少了，通过对事件的过程、结果管理，责任、义务一目了然。
3. 主管、职工方便：学院主管可以随时随地了解和检查他关注的事件的进度，教职工可以如实汇报工作和查询需要领导或同事协同事件的进度和情况。
4. 沟通顺畅了：讨论区为迅速、准确、全面传递信息提供了一个平台，解决了以前信息传递失误、不通畅、效率低的难题。
5. 组织学习能力提高了：教职工可以及时查询他需要的知识。

继西南民族大学、西华大学、四川省原子核应用技术研究所、成都军医学院之后，致远A6协同管理软件成功落户泸州医学院，再次证明了致远A6协同管理软件在产品、技术、市场及服务等方面的竞争优势，证明了高度凝练组织管理需求的产品化的协同软件，能够很好地适应高校管理面临的新形势，是帮助高校管理者应对互联网时代管理方式和管理理念发生变化的有力武器。

学院高层领导对自身管理信息化的重视是保证应用成功的关键。在2006年7月23日举行的全院中层干部和单位负责人参加的项目启动会上，学院党委书记、学院院长和副院长悉数出席，体现了他们在管理信息化上的决心和意志。

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连锁门店的协同管理之道

连锁经营的管理挑战门店分散，沟通和管理成本高，领导层忙于处理各种“救火”型事件信息发布靠人工发传真，费时费力成本高、信息不同步执行滞后、执行效果不好监控关键业务审批周期长，效率与规范难两全

“连锁经营、集中管理”解决方案总部管理：建店审批、促销审批、价格审批、采购审批、合同审批、用人审批、费用审批……门店管理：特价审批、调换退货审批、人员试用/转正审批、日常/专项费用审批、请假/加班审批……信息发布：调价通知、促销通知、新品上市通知、任命通知、优秀表彰、内刊发布、值班表……

应用效果与价值领导层从大量日常事务中解放，每天花1小时就能处理完全天事务，明显感觉 “时间变多了”所有的通知都从网上发布，信息实时到达各门店，执行结果可控，节省了纸张、耗材和电话费用关键业务审批都从网上进行，规范与高效兼顾，总部可轻松管控各门店业务

成功案例

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煤炭行业协同管理解决方案

行业涵盖煤炭的开采及销售,煤电的联合,煤化工产业等子行业。

行业特点煤炭是中国的基础能源，在一次能源构成中占70％左右，在国民经济中占有非常稳定的基础能源地位；煤炭行业的商业模式比较简单,影响行业盈利的因素也比较透明；由于目前中国经济的增长模式还是以投资带动的增长模式，煤炭行业市场发展主要受工业经济发展和一些高耗能行业发展状况的影响，所以整个行业的周期性体现的也比较明显。

面临的问题包括如何实现集中销售并能快速反应市场需求，掌握全国、分地区、省市、行业等煤炭供需信息，保证煤炭资源平衡；如何根据地质数据、矿体模型编制科学的生产计划、开拓计划；如何高效生产排程，实现均衡生产，提高生产过程的连续性和经济性解决方案；如何规范生产现场质量管理流程，减少人为造成的错弊；

解决方案煤炭行业企业协同OA解决方案，有针对性和有效地帮助企业解决所面临的问题。致远协同软件可以帮助客户建立起"统一接入"和"一站式"的管理系统，通过定制化的表单和实时的数据呈现,帮助管理者随时掌握企业经营数据,有效的进行商流,物流,资金流,信息流的交换,保证供应材料能够较快的投入生产而产生效益,实现零库存和少库存,保证流动资金的快速周转；致远协同软件的界面易操作性,方便煤炭行业客户真正实现全员协同;知识文档共享中心,可以帮助一线员工实现自助式学习培训；利用M1移动终端，可以实时的实现数据录入，帮助企业进行快速、准确地物流管理和库存管理，加速商品的流通；统一的协同平台实现了可视化的业务过程管理，可以帮助企业定期对业务流程进行自检,及时调整和优化业务流程,及建立科学的问责机制。

应用价值由上而下的贯彻了企业的管理和经营理念；实现集团集中销售，集团可即时了解各分公司销售情况，适实制定、调整营销策略有效的降低了物流配送成本；实时有效的经营数据为管理层决策提供了科学依据；后台精细化，前台简单化，使生产分厂及直营销售店管理更轻松。